Můžete si přečíst desítky „chytrých“ knížek o time managementu/osobním rozvoji a ve všech se Vám dostane spousty rad a tipů, jak zvýšit efektivitu práce (některé jsou velmi užitečné, některé méně). Níže jsem se rozhodl sepsat 11 čistě praktických a (dle mého) nejdůležitějších zásad, které jsem si ze všech těch „chytrých“ knížek odnesl a které Vás dozajista dokážou nakopnout k lepší produktivitě (mě osobně vcelku zásadně změnili můj pracovní život)
Ranní ptáče dál doskáče (a to je sakra pravda!) – ráno je lidský mozek neproduktivnější z celého dne, navíc Vás nikdo po ránu nebude „prudit“ emaily a telefonáty. Proto je tento čas ideální z celého dne na to, abyste vykonali ty nejdůležitější aktivity, které vyžadují Vaše plné soustředění.
Kdy vstát? Za mě je ideální čas mezi 5-6 hodinou ranní (chodit spát kolem 22-23h = 7 hodin spánku). Nemusíte si dávat ledovou sprchu, meditovat ani po ránu jít běhat maraton (jak spousty knih radí), za mě bohatě stačí lehké protažení, výživná snídaně a hurá do práce.
Jak se donutit vstát? Vyzkoušel jsem již mnohé aplikace a jediné co mě zaručeně dostane z postele je POUZE aplikace „Barcode Scenner“ – zvoník začne ve zvolený čas nepříjemně zvonit a dá se vypnout POUZE tak, že oskenujete čárový kód, který si určíte (u mě to je například čárový kód na krabičce od zubní pasty, který mám umístěný v koupelně). Nejhorší je udělat první krok, jakmile se člověk „vykope“ z postele, tak má vyhráno, k čemuž Vám tato aplikace zaručeně pomůže 🙂
Začni a půl je hotovo – jednoduché heslo a pokyn – „ZAČNI“. Zde platí jednoduché heslo: „začni a půl je hotovo“ a to je sakra pravda. Pokud se člověk do nějaké činnosti již pustí, tak jí z pravidla rovnou dokončí. Nejhorší, co můžete udělat, je začátek neustále odkládat a prokrastinovat. Řešení je zkrátka se zhluboka nadechnout a začít, uvidíte, že to pak půjde samo.
Odvalte hned po ránu těžké balvany – začít by se mělo vždy s tou nejnáročnější/nejtěžší činností daného dne. To je pravidlo, co platí a na 100 % funguje. Lidé mají tendence dělat prvně ty nejméně náročné aktivity, na které se nemusí tolik soustředit. Ve finále to ale vede k tomu, že jim věnují většinu dne a na ty hlavní úkoly (těžké balvany) nemají v závěru dne chuť ani sílu. Úkol tedy přeložený na další den, kde, již měl být úkol jiný a začne se to hromadit = větší stres a větší nechuť k práci.
Tah na bránu/dokončování – úzce souvisí se zásadou začít. Dokončování je jedna z nejdůležitějších činností/vlastností v byznyse i osobním životě jako takovém. Všechny započaté aktivity by se měli dokončovat, spousty lidí neuplatňuje koncovku/tah na bránu a nedokončené činnosti/projekty se poté hromadí = stres se zvyšuje. Začít nestačí, co se práce započne, je potřeba jí dotáhnout za cílovou lajnu!
Multitasking je zabiják produktivity – velmi opomíjený a stále rostoucí nešvar nazývající se MULTITASKING, dokáže s přehledem zabít veškerou produktivitu a soustředěnost. Pokud nějakou činnost již započnete, je potřeba nejen jí dokončit, ale také jí věnovat Vaše plné soustředění. Pokud budete přeskakovat z projektu na projekt, do toho kontrolovat email/telefon a každých 5 minut „čekovat“ Facebook a Instagram, tak se mnohonásobně snižuje efektivita = práce Vám bude trvat mnohem déle a její kvalita bude značně nižší. Soustřeďte se vždy na jednu věc! Marc Zuckerberg to bez Vás na Facebooku tu hodinku zvládne a na emailu Vám také nic neuteče.
Vypněte si ty notifikace! – vypněte je, všechny! Pokud nejste projektový manažér, který musí být okamžitě v čase informován o stavu/novinkách na projektu, tak je vypněte. Notifikace na Gmailu, Trellu, Basecampu, Messengeru apod. Nic Vám tam neuteče a akorát Vám budou brát Vaše soustředění a snižovat produktivitu (viz. bod výše – multitasking). Dříve jsem je měl všechny zapnuté a jediné co to způsobilo byla permanentní nepozornost (jakmile přišlo nějaké upozornění, nebo nový e-mail měl sem neustále nutkání se podívat kdo mi píše/co se děje). Po vypnutí všech upozornění jsem od toho totálně osvobozen = produktivita se zlepšila, stres se zmenšil a klienti s tím nemají problém (z pravidla odpovídám na e-maily nárazově 2x denně).
Odpovídejte na emaily ve vlnách – dříve jsem na e-maily odpovídal prakticky neustále (každou druhou hodinu jsem kontroloval email) a na každý nový email jsem se snažil obratem odpovědět = 50 % dne jsem trávil psaním emailů a na samotnou práci zbývalo minimum času (to nemluvě o nějakém osobním volnu, či času na osobní rozvoj). Asi 3 roky zpět jsem udělal razantní krok a začal jsem na emaily odpovídat POUZE 2x (maximálně 3x) denně – vždy ráno, poté k pozdějšímu odpoledni (případně pak ještě večer) a to zásadně ve vlnách (odepíši na všechny e-maily, ale e-maily neodešlu – nechám je v konceptech a až když jsou všechny odpovědi na všechny maily připravené, tak je odešlu NARÁZ).
Plánujete na další den a vše si zapisujte – na tyto aktivity je za mě ideálním nástrojem „BUZER LÍSTEK„. Pokud budete na další den detailně plánovat nikdy se Vám nestane, že nebudete vědět čemu se máte v danou chvíli věnovat. Já osobně plánuji svůj další pracovní den „do puntíku“ – sepisuji si postupně (v čase) veškeré aktivity, který daný den musím vykonat – těžké kameny, klasickou operativu (emaily, telefonáty, schůzky), čas na rozvoj + si plánuji i můj volný čas a sportovní aktivity.
Každý den se naučte něco nového/někam se posuňte – další důležitá zásada, pokud budete denně jen bezmyšlenkovitě pracovat na stejných projektech a nebudete se vzdělávat/posouvat se dále, brzy ve Vás začne hlodat pocit nenaplnění. Já se ze zásady každý den snažím někam posunout/naučit se něco nového (podívat se na nějaké užitečné video, poslechnout si užitečný podcast, přečíst si část nějaké dobré knihy, přečíst si články a novinky z oboru, vyzkoušet si nějakou novou činnost apod.). I kdyby to měli být 3 zajímavé články z blogu denně, tak lepší než stát na místě a jen vykonávat (jak cvičená opice) dohodnutou práci co již znáte.
Cvičte a zdravě jezte – neseďte jen na zadku! Hýbejte se (choďte na procházky, cvičte, běhejte, jezděte na kole, běžkujete, vytáhněte ven kolo – prostě cokoli!). Není nic horšího než prosedět denně 12 hodin na zadku u PC bez jakéhokoli pohybu a pojídat k tomu řáholceký salát s rohlíkem, to Vás brzy doslova zabije. Pokud máte sedavou práci musíte to kompenzovat nějakou aktivitou. Zdravá strava je samozřejmost – pijte jen čistou vodu (3-4 litry denně), vynechte ze svého jídelníčku veškeré uzeniny, pečivo, sladkosti a mastná jídla, jezte hodně zeleniny a ovoce apod.
Odpočívejte – pokud chcete být produktivní musíte umět „vypnout“ – nelze být produktivní 7 dní v týdnu/16 hodin denně – to zkrátka není možné a praktikovat se to dá jen určitou dobu, poté (v lepším případě) začne tělo protestovat (nechuť, únava, nemoci, malá motivace) a (v horším případě) dojde na selhání a syndrom vyhoření.
EDIT 17.2.2017: až nyní jsem si uvědomil, že mi v článku schází ještě jedna ZÁSADNÍ zásada (možná ta ze všech nejdůležitější): naučte se říkat NE!
Přijde Vám poptávka na zakázku, s kterou nejste názorově „ztotožněni“ (hazard, erotika, nebankovní půjčky atd.) – odmítněte ji! Nedělejte na projektech, které Vás nebaví a děláte je z nechutí. To samé platí o klientech ve kterých od začátku necítíte vzájemný respekt/porozumění ani důvěru (typicky: neváží si Vašeho času, neplní požadavky, zdráhají se u proplacení zálohy, platí neustále po splatnosti, chtějí neustále slevy apod.). Za ty léta praxe jsem si potvrdil jeden zásadní fakt: 90% problémů, dělá 10% klientů (kteří většinou ještě k tomu platí nejméně) a tak to prostě je. Těchto 10% klientů Vás dokáže vyždímat, znechutit a díky ním budete ztrácet motivaci do práce = zbavte se jich! Viz. můj článek budeme si spolu rozumět?
